Aplikacja planowania dostaw do Gastro LSI

Podejmowanie nowych wyzwań i przeprowadzanie prawie niemożliwych integracji to ulubiona część pracy naszego zespołu IT. Dla Karczmy Biesiada w Stalowej Woli stworzyliśmy aplikację, która pomaga zarządzać dostawami posiłków na wynos. Dzięki pobieraniu danych na żywo z systemu LSI Gastro stworzyliśmy narzędzie, które nie tylko wyświetla zamówienia na dowóz na specjalnym ekranie dostaw, ale też pozwala wysłać je do tableta w pojeździe kierowcy oraz wysyła powiadomienia SMS do klientów o rozpoczęciu dostawy ich posiłków. 

Cel i założenia projektu

Głównym celem przy projektowaniu i planowaniu systemu dostaw było wsparcie pracy dostawców jedzenia i posiłków na wynos. Zautomatyzowanie planowania tras w oparciu o czas oczekiwania i lokalizację klienta. Chcieliśmy zbudować system tak, aby trasy i kolejność punktów maksymalnie zwiększyła wydajność i skróciła czas dostarczenia potraw. Aplikacje miały być zintegrowane z oprogramowaniem Gastro LSI używanym w restauracji. Każdy rachunek w otwarciu "na wynos z dostawą" jest automatycznie pobierany naszą aplikację, przetwarzany i wyświetlany w odpowiednich miejscach.

Dodatkowym przeznaczeniem projektu jest budowanie bazy odbiorców. Umożliwia to przeprowadzanie analiz pod kątem czasu dostawy czy wygenerowanie mapy z najczęściej obsługiwanymi rejonami miasta. 

Lista oczekujących zamówień na ekranie dostaw

Opracowana przez zespół Magico komunikacja z bazą danych nie wpływa na działanie oprogramowania LSI Gastro. Zamówienia pobierane są w czasie rzeczywistym w momencie otwarcia rachunku typu "Na wynos z dowozem".

Wyświetlane wraz z mapą na specjalnie przygotowanym ekranie pozwalają kierowcy w szybki sposób zapoznać się z oczekującymi zamówieniami. System wyświetla informacje o rachunkach wraz z:

Planowanie trasy kierowcy

Planowanie trasy kierowcy wraz z możliwością zmiany kolejności dostawy posiłków to jedna z kluczowych funkcji aplikacji. Został dla niej przygotowanym specjalny widok obsługiwany przez aplikację webową na ekranie dotykowym. Monitor osadzony jest w miejscu gdzie pakowane i kolejkowane są zamówienia na wynos. Z założenia powinien być obsługiwany przez lidera, szefa sali lub kierowcę. Dzięki chronologicznie ułożonym zamówieniom, wyświetlonym czasom dostawy i lokalizacji na mapie można bardzo szybko ułożyć trasę dostawy. System oblicza jej długość oraz przybliżony czas przejazdu. 

Wybór pojazdu dla trasy

Aplikacja dostaw jedzenia obsługuje wiele pojazdów dostawców. Rozpoczynając trasę operator wybiera pojazd lub kierowcę, który realizuje zamówienie. Dzięki temu w systemie zapisywana jest informacja o tym kto i jakim pojazdem dostarcza dane zamówienie. W trakcie dostawy pracownicy lokalu lub restauracji widzą na jakim etapie dostawy są konkretne zamówienia, oraz które z nich pozostały jeszcze w samochodzie do dostarczenia. Pozwala to dużo lepiej organizować pracę kuchni. Sprawny kurzach, który potrafi czuwać nad lokalizacją kierowcy może przygotować posiłki tak, aby nie czekały zbyt długo na kierowcę, a były zawsze świeże i ciepłe, przygotowane tuż przed jego powrotem. 

System pozwala również optymalniej zaplanować przygotowanie zamówień. Jeśli istnieją w systemie dwa zamówienia o bardzo zbliżonej lokalizacji i niedługim odstępie czasu - Kucharz może przygotować je razem, aby kierowcy zabrali je w ramach jednej trasy. 

Aplikacja dla kierowcy na tablecie lub smartfonie

Aplikacja .apk możliwa do zainstalowania na dowolnym urządzeniu z systemem Android. Po przypisaniu trasy do pojazdu wyświetla kierowcy punkty, we wcześniej ułożonej kolejności. Wyświetla informacje wraz z adresem, szczegółami zamówienia, kwotą, formą płatności oraz numerem telefonu klienta. Posiada możliwość szybkiego uruchomienia nawigacji w Mapach Google oraz wykonania telefonu bezpośrednio z naszego urządzenia. W połączeniu z zestawem głośnomówiącym samochodu może całkowicie zastąpić oddzielny telefon kierowcy. Dodatkowo wyświetla panel z zamówieniami czekającymi na dostawę w lokalu. 

Oznaczanie zrealizowanych zamówień

Po dostarczeniu zamówienia i powrocie do samochodu kierowca oznacza zamówienie jako gotowe. Wpis znika z tabletu kierowcy, a na ekranie dostaw w restauracji zamówienie zostaje oznaczone notatką DOSTARCZONE. Dzięki temu obsługa w lokalu ma wiedzę, kiedy kierowca jest w tracie, które zamówienia już dostarczył lub czy wraca właśnie do firmy. 

Wiadomość sms o dostawie dla klientów

Przy wyjeździe z firmy system automatycznie wysyła wiadomości sms do klientów. Ich treść możemy konfigurować dowolnie. W tym przypadku system Magico wysyła sms o treści "Twoje zamówienie właśnie wyruszyło w drogę do Ciebie. Forma płatności: gotówka, kwota 75.50 zł. Życzymy smacznego!". Wiadomości wysyłane są poprzez specjalny interfejs API zintegrowany z usługą operatora Plus GSM. Wyświetlane są w skrzynce odbiorczej wraz z podpisem restauracji. Podobnie jak wiadomości sms od banków lub firm kurierskich.

Lokalizacja GPS przesyłana przez aplikację

Ekran dostaw w restauracji na żywo wskazuje aktualną pozycję samochodów dostawców. Informacje o aktualnych współrzędnych przesyłane są przez aplikację kierowcy zainstalowaną na tablecie.

Statystyki i podsumowanie finansowe

Statystyki dostaw, średni czas dostawy, suma ilości tras i ilości zamówień. Podsumowanie finansów z podziałem na formy płatności. Informacje te mogą przez sprawnego managera zostać wykorzystane w planowaniu kolejnych działań marketingowych. Pozwalają wzmocnić rejony miasta, z których przyjmujemy mniejsze ilości zamówień. Analiza czasu i traw pozwala optymalizować i polepszać procesy i schematy pracy przy przyjmowaniu, realizacji i dostawie zamówień.