Platforma obsługi wniosków dotacyjnych

W ramach współpracy z Sandomierskim Ośrodkiem Promowania Przedsiębiorczości oraz Mielecką Agencją Rozwoju Regionalnego MARR S.A. stworzyliśmy platformę, która przeniosła do świata online procesy naboru wniosków, generowania umów czy komunikacji pomiędzy organizacją a beneficjentem. Głównym założeniem projektu było usprawnienie procesu zarządzania dokumentami oraz minimalizacja wykorzystania ich papierowych wersji. 

System został zaprojektowany w sposób modułowy i składa się z kilku kluczowych elementów. Aplikacja przyjęła projektową nazwę SOPLIN, powstałą od Systemu Obsługi Projektów oraz słowa online. 

Zarządzanie projektami i naborami

Z poziomu panelu administratora można w prosty i szybki sposób uruchomić nowy projekt i nabór lub wiele naborów wniosków. Dzięki temu procesy te stają się bardziej przejrzyste i zorganizowane, co przekłada się na skuteczniejsze zarządzanie projektami.

Portal Beneficjenta

Drugi element systemu to portal beneficjenta. Jest to osobny, specjalny panel, do którego mają dostęp zarejestrowani użytkownicy. Wyświetlane są w nim aktualnie prowadzone nabory wniosków, a przedstawiciele firm mogą zapoznać się z opisami, wymaganiami czy niezbędnymi dokumentami. Również z poziomu tego panelu poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza online mogą złożyć wniosek i wyeliminować zbędne papierkowe procedury. To sprawia, że cały proces staje się bardziej dostępny i przyjazny dla użytkowników.

Wewnętrzny komunikator

W ramach aplikacji stworzony został również wewnętrzny komunikator, który ma za zadanie usprawnić proces komunikacji pomiędzy beneficjentem a organizacją. Dzięki niemu wszystkie ważne komunikaty jak zmiany statusów wniosku czy standardowe tekstowe wiadomości - są w jednym miejscu. Aby nie przeoczyć żadnej z nich wprowadzony został również system powiadomień e-mail o nowej wiadomości w systemie SOPLIN. 

Komunikator został wyposażony we wszystkie formalne wymagania jak zapis daty, godziny czy statusu odczytania wiadomości. Jednocześnie opracowaliśmy go w przystępnej dla użytkownika formie zbliżonej do wyglądu czatu w komunikatorach. 

Automatyczny generator umów

W panelu administratora osoba odpowiedzialna za projekt ma możliwość wklejenia treści umowy oraz wstawienia w odpowiednie miejsca tzw "zmiennych". Zmienne to krótkie kody np {nazwa_firmy}, które na etapie generowania umowy zostaną automatycznie uzupełnione nazwą firmy wprowadzoną we wniosku. 

Wykorzystanie generatora przyśpiesza procesy tworzenia umów i eliminuje konieczność ręcznego przeklejania danych beneficjentów do plików Worda. 

Jak wygląda proces produkcji aplikacji webowej?

Analiza Wymagań: Rozpoczęliśmy od dokładnej analizy wymagań klienta oraz specyfiki procesów związanych z obsługą wniosków dotacyjnych.

Projektowanie i Planowanie: Na podstawie zebranych danych stworzyliśmy projekt oprogramowania oraz plan realizacji, uwzględniając najnowsze technologie i najlepsze praktyki.

Rozwój i Testowanie: Nasz zespół programistyczny przystąpił do tworzenia aplikacji, dbając o jej funkcjonalność i wydajność. Kolejnym krokiem było dokładne testowanie, w tym testy użytkownika, aby upewnić się, że aplikacja działa bez zarzutu.

Wdrożenie i Szkolenie: Po zakończeniu etapu rozwoju i testowania, przystąpiliśmy do wdrożenia oprogramowania w środowisku klienta oraz przeszkolenia personelu w zakresie jego obsługi.

Wsparcie i Aktualizacje: Nasza współpraca z klientem nie kończy się na wdrożeniu. Zapewniamy ciągłe wsparcie techniczne oraz regularne aktualizacje, aby oprogramowanie zawsze pozostawało zgodne z najnowszymi wymaganiami i standardami.