Masowy import pracowników do bazy employee.magico
sync.magico
Autor Bartłomiej Banaczyk
1. Pobranie pliku wzorcowego
Otwórz link do przygotowanego dokumentu Google.
Kliknij Plik → Pobierz → Microsoft Excel (.xls).
Zapisz plik na komputerze.
Opis kolumn
| Kolumna | Opis | Uwagi |
|---|---|---|
| Imię | Imię pracownika. | Pole wymagane. |
| Nazwisko | Nazwisko pracownika. | Pole wymagane. |
| Unikatowy identyfikator (np. PESEL) | Główny identyfikator pracownika w systemie – najczęściej PESEL, ale może to być również inny unikatowy numer (np. ID z ERP). | Pole wymagane, musi być unikalne. |
| Data urodzenia | Data urodzenia pracownika w formacie RRRR-MM-DD. | Opcjonalne. |
| Telefon | Numer telefonu kontaktowego. | Opcjonalne. |
| Adres e-mail pracownika. | Opcjonalne, przydatne do komunikacji. | |
| Id grupy prac. | Numer grupy pracowniczej, do której przypisany jest pracownik. | Opcjonalne, liczba całkowita. Widoczna w ustawieniach grup pracowników. |
| Numer Blankietu | Numer blankietu prawa jazdy. | Wymagane, jeżeli pracownik ma być uwzględniony w raportach CEPIK. |
| Uwzględnij w CEPIK | Flaga aktywująca raportowanie do CEPIK. 1 = tak, 0 = nie. | Wymagane dla kierowców. |
| Termin szkolenia BHP | Data ważności ostatniego szkolenia BHP (RRRR-MM-DD). | Opcjonalne, do monitorowania szkoleń. |
| Termin badania lekarskiego | Data ważności badań lekarskich (RRRR-MM-DD). | Opcjonalne, wymagane dla kierowców i pracowników produkcji. |
| Termin książeczki zdrowia | Data ważności książeczki zdrowia (RRRR-MM-DD). | Opcjonalne. |
| Termin umowy o pracę/zlecenie | Data obowiązywania umowy (RRRR-MM-DD). | Opcjonalne. |
| PIN | Numer PIN przypisany pracownikowi w systemie. Do logowania w systemie RCP lub kartach drogowych. | Musi być unikalny, jeśli używany. |
| RFID | Numer karty zbliżeniowej (chip, karta pracownicza). | Musi być unikalny, jeśli używany. |
2. Uzupełnienie danych pracowników
W pliku Excel wprowadź dane wszystkich pracowników, których chcesz dodać lub zaktualizować.
Zwróć uwagę na wymagane pola: Identyfikator unikatowy (np. PESEL), Imię, Nazwisko. Jeżeli realizujesz import na potrzeby automatycznej weryfikacji uprawnień kierowców niezbędne jest również uzupełnienie 2 kolumn:
- Numer Blankietu - właściwym numerem blankietu
- Uwzględnij w CEPIK - wartością 1 lub 0. Liczba 1 aktywuję danego kierowcę w raportach CEPIK
Uzupełnij pozostałe dane zgodnie z potrzebami.
Zapisz plik na komputerze.
3. Rozpoczęcie importu pracowników
Przejdź w systemie do zakładki Zasoby ludzkie → Pracownicy.
Kliknij przycisk Import → Import z Excela.
4. Wgrywanie pliku
Kliknij Wybierz plik i wskaż wcześniej przygotowany arkusz Excel.
Kliknij przycisk Wczytaj.
5. Mapowanie pól
Otworzy się formularz z listą pól wykrytych w Twoim pliku importu (Imię, Nazwisko, Telefon itd.).
Dla każdej kolumny z Excela wybierz odpowiednie pole systemowe. Użyj opcji "Automatyczne wykrywanie". Jeżeli nagłówki kolumn zgadzają się z plikiem wzorcowym powinny zostać wykryte i uzupełnione automatycznie.
Jeśli chcesz pominąć kolumnę – wybierz opcję Ignoruj.
6. Weryfikacja przypisania pól
W sekcji Dane do Sprawdzenia wyświetlą się dane wczytane z pliku.
Nagłówki oznaczone na zielono to pola poprawnie przypisane.
Sprawdź czy dane są zgodne z oczekiwaniami i kliknij Sprawdź.
7. Dane do zaimportowania
Zobaczysz listę pracowników przygotowanych do importu.
Pola czerwone oznaczają istniejące dane pracownika, które zostaną nadpisane nowymi wartościami.
Jeśli dane są błędne – popraw je w pliku Excel i wgraj ponownie.
Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Rozpocznij Import.
