Regulamin usługi automatycznych raportów CEPIK

Ostatnia modyfikacja: 22.07.2025

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa warunki korzystania z funkcjonalności Automatycznej Weryfikacji Uprawnień Kierowców („Moduł”, „Usługa CEPIK”) dostępnej jako część aplikacji employee.magico.pro.
  2. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną”).
  3. Dostawcą usług jest Magico Software spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Stalowej Woli (adres siedziby: ul. Przemysłowa 11, 37-450 Stalowa Wola), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001014204, posiadająca NIP: 8652582386, numer REGON: 524220457, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 5 000 zł (pięć tysięcy złotych) opłacony w całości (dalej: „Usługodawca”).
  4. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy za pomocą:
    • poczty elektronicznej – pod adresem: kontakt@magico.pl;
    • poczty tradycyjnej – pod adresem: ul. Przemysłowa 11, 37-450 Stalowa Wola;
    • telefonu – pod numerem: +48 665 408 808
  5. Dostępne w Aplikacji informacje o usługach świadczonych przez Usługodawcę, w szczególności ich opisy, parametry techniczne i użytkowe oraz ceny, stanowią zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: „Kodeks cywilny”).
  6. Przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem oraz Polityką prywatności.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie wyrazy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

  1. Aplikacja – aplikacja internetowa dostępna pod adresem https://employee.magico.pro, umożliwiająca m.in. zarządzanie bazą pracowników oraz korzystanie z modułów dodatkowych, w tym modułu automatycznych raportów CEPIK.
  2. Moduł / Usługa CEPIK – dodatkowa, płatna funkcjonalność Aplikacji, umożliwiająca automatyczne pobieranie i generowanie raportów o uprawnieniach kierowców z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPIK) poprzez API Ministerstwa Cyfryzacji.
  3. Użytkownik – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która posiada aktywne Konto w Aplikacji i korzysta z Usługi CEPIK.
  4. Konto – indywidualny panel Użytkownika w Aplikacji, umożliwiający korzystanie z jej funkcjonalności po zalogowaniu.
  5. Raport CEPIK – dokument w formacie elektronicznym (np. XLS, CSV, PDF) zawierający dane o statusie uprawnień kierowców, wygenerowany w ramach Usługi CEPIK.
  6. Abonament – okres rozliczeniowy, w którym Użytkownik opłaca dostęp do Usługi CEPIK zgodnie z wybraną częstotliwością raportów i liczbą kierowców wskazanych w Cenniku szczegółowym raportów CEPIK.
  7. Cennik szczegółowy raportów CEPIK – odrębny dokument dostępny na stronie internetowej Usługodawcy, określający wysokość opłat za korzystanie z Usługi CEPIK w zależności od liczby kierowców oraz częstotliwości raportów.
  8. Usługodawca – termin zdefiniowany w § 1 ust. 3 Regulaminu;
  9. API Ministerstwa Cyfryzacji – interfejs programistyczny udostępniany przez Ministerstwo Cyfryzacji, umożliwiający pobieranie danych z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców w sposób automatyczny.

§ 3. Zakres usługi

  1. Usługa CEPIK umożliwia automatyczne pozyskiwanie informacji o uprawnieniach kierowców z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPIK) za pośrednictwem API Ministerstwa Cyfryzacji.
  2. Usługa realizowana jest w trybie cyklicznym, zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Użytkownika podczas konfiguracji, i polega na:
    1. automatycznym wysyłaniu zapytań do API w celu weryfikacji uprawnień,
    2. generowaniu raportów w formie elektronicznej,
    3. dostarczaniu raportów do Użytkownika w ustalony sposób (np. poprzez e-mail lub w panelu Aplikacji).
  3. Raporty mogą zawierać m.in. informacje o:
    1. aktualnym statusie prawa jazdy kierowcy,
    2. kategoriach prawa jazdy,
    3. terminach ważności poszczególnych kategorii,
    4. ewentualnym wstrzymaniu lub cofnięciu uprawnień.
  4. Usługa może być wykorzystywana w celu:
    1. monitorowania zgodności stanu uprawnień kierowców z wymaganiami prawnymi,
    2. planowania szkoleń i badań lekarskich,
    3. minimalizowania ryzyka zatrudniania kierowców bez ważnych uprawnień.
  5. Usługa CEPIK działa w pełni automatycznie po jej aktywacji i konfiguracji, co umożliwia minimalizację obsługi ręcznej oraz zapewnia stały dostęp do aktualnych danych.
  6. Zakres funkcjonalny Usługi może być przez Usługodawcę rozwijany lub modyfikowany w celu poprawy jakości działania, dostosowania do zmian prawnych lub rozszerzenia możliwości integracji z innymi systemami.
  7. Warunkiem korzystania z Usługi jest posiadanie aktywnego Konta w Aplikacji oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu wraz z Regulaminem ogólnym Aplikacji employee.magico.pro oraz Polityką prywatności aplikacji id.magico

§ 4. Cennik i płatności

  1. Korzystanie z Usługi CEPIK jest odpłatne. Wysokość opłat uzależniona jest od liczby kierowców objętych weryfikacją oraz częstotliwości generowania raportów, ustalanych według stanu na ostatni dzień danego miesiąca kalendarzowego.
  2. Szczegółowe stawki i warianty Usługi określa dokument „Cennik szczegółowy automatycznych raportów CEPIK”, dostępny na stronie internetowej Usługodawcy.
  3. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.
  4. Usługa rozliczana jest w modelu abonamentowym typu post-paid – oznacza to, że:
    1. 1 dnia miesiąca następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Usługodawca wystawia fakturę proforma (rachunek) obejmującą opłatę za miniony miesiąc,
    2. wysokość opłaty ustalana jest na podstawie stanu liczby kierowców oraz ustawień cykliczności raportów w ostatnim dniu miesiąca rozliczeniowego,
    3. po zaksięgowaniu płatności na rachunku Usługodawcy generowana jest faktura VAT.
  5. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury.
  6. Jeżeli w momencie wystawiania kolejnej faktury proforma poprzednia pozostaje nieopłacona, Usługodawca może wstrzymać świadczenie Usługi do czasu uregulowania wszystkich zaległości.
  7. Płatności realizowane są w formie przelewu bankowego lub w inny sposób zaakceptowany przez Usługodawcę. Dane do płatności znajdują się na wystawionej fakturze.
  8. Zmiany Cennika wchodzą w życie od kolejnego okresu rozliczeniowego, po uprzednim poinformowaniu Użytkownika zgodnie z Regulaminem ogólnym Aplikacji employee.magico.pro.

§ 5. Realizacja i dostęp do usługi

  1. Warunkiem skorzystania z Usługi CEPIK jest:
    1. posiadanie aktywnego konta w systemie id.magico.pro,
    2. aktywowanie aplikacji employee.magico.pro dla wybranej firmy w zakładce „Twoja firma” (jeden użytkownik id.magico może posiadać wiele firm, a aktywacja odbywa się oddzielnie dla każdej firmy),
    3. zaakceptowanie niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu ogólnego Aplikacji,
    4. dokonanie konfiguracji ustawień raportów CEPIK.
  2. Usługodawca zapewnia okres testowy Usługi CEPIK wynoszący standardowo 30 dni, chyba że indywidualnie ustalono inny okres testowy z Klientem.
  3. Po aktywacji Usługi Użytkownik samodzielnie ustawia w zakładce „Ustawienia raportów CEPIK”:
    1. częstotliwość generowania raportów (interwał),
    2. preferencje dotyczące przesyłania raportów drogą e-mail lub wyłączenia tej opcji.
  4. Po zakończeniu okresu testowego, Usługa jest świadczona w sposób ciągły i automatyczny, generując raporty zgodnie z ustalonym harmonogramem.
  5. Raporty są dostarczane Użytkownikowi w formie elektronicznej, w sposób ustalony podczas konfiguracji (np. w panelu Aplikacji, przesyłką e-mail, integracją z systemem Użytkownika).
  6. Użytkownik zobowiązany jest do bieżącego utrzymywania aktualnych danych w Aplikacji, w szczególności danych kierowców podlegających weryfikacji.
  7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wstrzymania świadczenia Usługi w przypadku:
    1. braku terminowej płatności zgodnie z § 4,
    2. stwierdzenia naruszenia postanowień Regulaminu lub przepisów prawa przez Użytkownika,
    3. uniemożliwienia świadczenia Usługi z przyczyn technicznych niezależnych od Usługodawcy (np. awaria API Ministerstwa Cyfryzacji).
  8. W przypadku usunięcia Konta w systemie id.magico.pro lub dezaktywacji aplikacji employee.magico.pro dla danej firmy, dostęp do raportów CEPIK zostaje wstrzymany. Archiwum danych jest przechowywane zgodnie z okresem wskazanym w Polityce Prywatności lub indywidualnych ustaleniach z Użytkownikiem.
  9. Usługodawca może wprowadzać usprawnienia i aktualizacje Usługi bez wcześniejszego uzyskania zgody Użytkownika, o ile nie wpływają one negatywnie na zakres i jakość świadczenia.

§ 6. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi CEPIK z należytą starannością, jednak nie gwarantuje jej nieprzerwanego i bezbłędnego działania w każdym czasie.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    1. przerwy, opóźnienia lub błędy w świadczeniu Usługi spowodowane awarią lub niedostępnością API Ministerstwa Cyfryzacji,
    2. brak dostępu do Aplikacji lub Usługi wynikający z przyczyn leżących po stronie Użytkownika (np. problemy sprzętowe, brak dostępu do Internetu, błędna konfiguracja systemu),
    3. skutki wprowadzenia przez Użytkownika nieprawidłowych lub nieaktualnych danych kierowców,
    4. błędy wynikające z działania zewnętrznych systemów, z którymi Usługa jest zintegrowana.
  3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treść i poprawność danych wprowadzanych do Aplikacji oraz za decyzje podejmowane w oparciu o dane uzyskane w raportach CEPIK.
  4. Raporty CEPIK mają charakter informacyjny i nie zastępują oficjalnych dokumentów potwierdzających uprawnienia kierowcy.
  5. Usługodawca nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku korzystania z raportów CEPIK w sposób sprzeczny z ich przeznaczeniem lub wbrew obowiązującym przepisom prawa.
  6. W przypadku zawieszenia lub wstrzymania działania Usługi z powodu zaległości płatniczych po stronie Użytkownika, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu do raportów w tym okresie.

§ 7. Reklamacje i odstąpienia

  1. Użytkownik ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące działania Usługi CEPIK, w szczególności w przypadku:
    1. nieprawidłowego działania Aplikacji w zakresie generowania raportów CEPIK,
    2. braku dostarczenia raportu w ustalonym harmonogramie z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy,
    3. błędów w raportach wynikających z przetwarzania danych przez Usługodawcę.
  2. Reklamacja powinna być zgłoszona w formie elektronicznej na adres e-mail support@magico.pl lub w inny kanał komunikacji wskazany w Regulaminie ogólnym Aplikacji employee.magico.pro.
  3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
    1. dane identyfikujące Użytkownika (login w id.magico.pro, nazwa firmy),
    2. opis problemu,
    3. datę i godzinę zdarzenia (jeśli dotyczy),
    4. ewentualne załączniki obrazujące problem (np. zrzuty ekranu, pliki raportów).
  4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i udziela odpowiedzi w formie elektronicznej. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony po poinformowaniu Użytkownika o przyczynach opóźnienia.
  5. Reklamacje dotyczące danych pozyskanych z API Ministerstwa Cyfryzacji nie będą uwzględniane, jeżeli błąd wynika z działania lub zaniechania po stronie Ministerstwa lub innych systemów zewnętrznych, na które Usługodawca nie ma wpływu.
  6. Użytkownik ma prawo do rezygnacji z Usługi CEPIK w dowolnym momencie, z zachowaniem zasady, że:
    1. okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy,
    2. rezygnacja jest skuteczna z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego,
    3. opłata za okres rozliczeniowy, w którym złożono rezygnację, jest należna w pełnej wysokości,
    4. Usługa pozostaje aktywna do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, niezależnie od daty złożenia rezygnacji,
    5. rezygnacja wymaga złożenia pisemnego lub elektronicznego oświadczenia,
    6. odstąpienie nie zwalnia z obowiązku uregulowania należności za okres, w którym Usługa była świadczona.
  7. Odstąpienie od Usługi w okresie testowym nie rodzi obowiązku zapłaty, o ile nie zostały przekroczone warunki i limity korzystania ustalone dla wersji testowej.

§ 8. Postanowienia końcowe

  1. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią Regulaminu ogólnego Aplikacji employee.magico.pro i stanowi uzupełnienie jego postanowień w zakresie świadczenia Usługi Raportów CEPIK.
  2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają postanowienia Regulaminu ogólnego Aplikacji oraz przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności wynikających z:
    1. zmian przepisów prawa lub wymogów organów administracji publicznej,
    2. rozwoju lub modyfikacji funkcjonalności Usługi CEPIK,
    3. konieczności poprawy bezpieczeństwa lub ochrony danych,
    4. zmian w zakresie integracji z API Ministerstwa Cyfryzacji.
  4. O zmianach Regulaminu Usługodawca informuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie, w formie komunikatu w Aplikacji lub drogą elektroniczną.
  5. Korzystanie z Usługi CEPIK po wejściu w życie zmian w Regulaminie oznacza akceptację nowej treści Regulaminu.
  6. Aktualna treść Regulaminu jest zawsze dostępna w Aplikacji oraz na stronie internetowej Usługodawcy.