Dlaczego wiadomości e-mail są w różnych folderach? Robimy porządki.

W jaki sposób skonfigurować programy pocztowe, aby wszystkie wiadomości wysłane były w jednym folderze? Dlaczego zdarzają się sytuacje, w których nie możemy znaleźć naszych maili? Czy jest to problem lub wina serwera lub programu pocztowego? 

Folder to folder, mail to plik

Z gmaila lub poczty udostępnianej przez wp, onet czy inne serwisy jesteśmy przyzwyczajeni do tradycyjnego układu skrzynki mailowej w schemacie: Odebrane, Robocze, Wysłane, Kosz. Jest to najbardziej powszechny i standardowy podział skrzynek. 

Aby jednak dobrze zrozumieć ideę działania skrzynek pocztowych należy wiedzieć, że każdy katalog na skrzynce e-mail (Odebrane, Wysłane itd.) - to tak na prawdę fizyczny folder umieszczony na serwerze. Taki sam jak w naszym Windowsie na pulpicie. Natomiast każdy mail - to po prostu fizyczny jeden plik z rozszerzeniem eml. Jak łatwo domyślić się, takich folderów można stworzyć nieskończenie wiele. Dzięki temu możemy zbudować archiwa podzielone na miesiące lub lata. Możemy też stworzyć foldery przypisane do kluczowych kontrahentów firmy.

Wiele programów pocztowych pozwala ustawiać automatyczne filtry, które same będą przenosiły nam wiadomości do odpowiednich katalogów. Można też robić to ręcznie - np poprzez przeciągnięcie maila na konkretny folder w Thunderbirdzie. Świetna sprawa, prawda? 

Czasem jednak możliwość tworzenia skomplikowanych struktur folderów na skrzynce e-mail powoduje problemy.

Klient pocztowy a nasze foldery

Klient pocztowy to każdy program lub aplikacja, która pozwala pozwala połączyć się ze skrzynką i sprawdzać za jej pośrednictwem pocztę. Klientem zatem jest np Microsoft Outlock, Mozilla Thunderbird czy dowolna aplikacja pocztowa na Androidzie lub Iphonie.

Klientem pocztowym może być również aplikacja webowa działająca w przeglądarce - np Gmail, kiedy dodamy mu dodatkowe skrzynki pop3. Istnieje na rynku bardzo dużo narzędzi, które ułatwiają nam dostęp do poczty e-mail. Dodatkowo - panel, który obsługujemy poprzez przeglądarkę - również jest klientem pocztowym.

Zwykle to on daje nam najlepszy obraz tego, jak zbudowana jest struktura folderów w naszej skrzynce. W przypadku serwerów Magico wykorzystywany jest panel Roundcube.

Problemy z rozmieszczeniem maili po folderach spowodowane są faktem, że każdy klient pocztowy może domyślnie zapisywać je w różnych miejscach. Dla przykładu Outlock i Thunderbird będą domyślnie zapisywały je w folderze o nazwie "Wysłane". Jednak aplikacja Bluemail na Androida standardowo każdy wysłany przez nią maila zapisze w folderze "Sent". Jeśli takiego na naszej skrzynce nie ma, to go sobie stworzy.

Spotkaliśmy się również z programami, które tworzyły "subfoldery" w katalogu odebrane, i dopiero tam w folderze Sent umieszczały wysłane wiadomości. 

Synchronizacja folderów na różnych urządzeniach

Gdy korzystamy z wielu urządzeń do odbierania i wysyłania poczty, często napotykamy problem niespójności w strukturze folderów. Może się zdarzyć, że na jednym urządzeniu nasze wysłane wiadomości znajdują się w folderze "Sent", a na innym w "Wysłane". Aby tego uniknąć, warto zadbać o synchronizację ustawień na wszystkich używanych urządzeniach.

Ważnym krokiem jest skonfigurowanie każdego klienta pocztowego w taki sposób, aby używał tych samych folderów. W większości programów pocztowych, takich jak Thunderbird, Outlook, czy aplikacje mobilne, można ręcznie wskazać, który folder ma być używany jako "Wysłane". Warto skorzystać z tej opcji, aby wszystkie nasze wysłane wiadomości trafiały zawsze do tego samego miejsca. Dodatkowo, jeżeli korzystamy z protokołu IMAP, zmiany wprowadzone w strukturze folderów na jednym urządzeniu będą automatycznie odzwierciedlone na innych urządzeniach.

Automatyzacja porządkowania wiadomości

Kiedy nasza skrzynka pocztowa zaczyna się zapełniać, ręczne zarządzanie wiadomościami może stać się czasochłonne i niewygodne. Na szczęście, większość nowoczesnych klientów pocztowych oferuje narzędzia do automatyzacji porządkowania maili. Filtry i reguły pozwalają na automatyczne przenoszenie wiadomości do określonych folderów w zależności od różnych kryteriów, takich jak nadawca, temat, czy słowa kluczowe w treści.

Dzięki automatycznym filtrom możemy na przykład ustawić, aby wszystkie faktury trafiały do folderu "Faktury", a wiadomości od kluczowych klientów do specjalnie wyznaczonego folderu "Klienci VIP". Takie rozwiązania pozwalają na lepszą organizację skrzynki i szybsze odnajdywanie potrzebnych wiadomości. Warto również pamiętać o regularnym archiwizowaniu starych wiadomości, co pomoże utrzymać porządek i zoptymalizować działanie klienta pocztowego.

Pamiętajmy, że niektóre serwisy, takie jak Gmail, oferują także funkcje kategorii i etykiet, które działają podobnie do folderów, ale pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie pocztą. Dzięki nim możemy oznaczać wiadomości różnymi etykietami, co daje możliwość filtrowania i wyszukiwania maili w bardziej zaawansowany sposób.

Stosując powyższe rozwiązania, możemy znacznie zwiększyć efektywność zarządzania naszą pocztą e-mail, uniknąć chaosu i zagubionych wiadomości, a także zaoszczędzić czas, który możemy poświęcić na inne, bardziej produktywne zadania.